Gebruiksgemak voorop bij Op Orde

Lokale en regionale overheden in Nederland maken voortdurend afwegingen bij de keuze voor hun administratieve systemen. Aan de ene kant moeten deze het brede aanbod aan diensten kunnen verwerken, aan de andere kant moeten de procedures handzaam blijven voor de medewerkers. De complexiteit en veelzijdigheid van het takenpakket stellen hoge eisen aan zowel de technologie, als aan de medewerkers op locatie en op kantoor. Hier komen de aangescherpte normen op de veiligheid van het informatieverkeer nog eens bij. Overheidsinstanties houden verouderde of ontoereikende systemen onnodig lang in gebruik, bij een schijnbaar gebrek aan alternatieven.

Complexe eisen aan administratie

Zo miste de Omgevingsdienst Regio Utrecht een systeem dat de vele controles van panden efficiënt naar de juiste medewerkers uitzette. De Omgevingsdienst ondersteunt lokale en regionale overheden bij het uitvoeren van hun milieu- en omgevingstaken, waaronder woningtoezicht. De gecompliceerde procedures die hierbij moeten worden gevolgd, gingen ten koste van de overzichtelijkheid van de administratie. Lange kengetallen zijn bijvoorbeeld niet erg praktisch voor de buitendienst, maar wel onmisbaar voor de binnendienst om de administratie te verzorgen.

De activiteiten zijn te ingewikkeld voor registratie in één systeem, krijgt de Zuid-Hollandse softwareontwikkelaar Op Orde dan ook vaak van potentiële klanten te horen. Het bedrijf is gespecialiseerd in het versterken van de interne communicatielijnen van organisaties. Met name wanneer een binnen- en buitendienst nauw moeten samenwerken, kan Op Orde fors bijdragen aan de efficiëntie. Doordat de mobiele apparaten waar de apps van Op Orde op draaien vaak al voorhanden zijn, zijn bovendien in de meeste gevallen voor de implementatie geen grote investeringen in nieuwe apparatuur nodig.

Toch zijn klanten vaak niet direct overtuigd van de haalbaarheid van een complete, maar handzame administratie. Overlap tussen verschillende afdelingen of geografische gebieden, ingewikkelde procedures, beperkte bestaande infrastructuur; vele obstakels lijken een stroomlijning van de verslaglegging in de weg te staan.

Voor de Omgevingsdienst Regio Utrecht stelde Op Orde haar systeem zo af, dat de juiste medewerkers of afdelingen aan de slag konden zonder met een overvloed aan gegevens te worden overstelpt. Medewerkers op locatie krijgen voortaan slechts de informatie te zien die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Medewerkers op kantoor daarentegen krijgen kengetallen bijvoorbeeld wél meegeleverd. Op Orde voorziet elke professional van de benodigde informatie, afhankelijk van de afzonderlijke behoefte.

Tekortkomingen aanpakken

Het Zuid-Hollandse Op Orde weet administratieve problematiek het hoofd te bieden door te luisteren naar de klant en het systeem op diens behoeften af te stemmen. “Wanneer we in gesprek gaan, blijkt dat het systeem van Op Orde zo is gemaakt dat het altijd aansluit bij de eerdergenoemde complexiteit”, aldus Jeroen Lugte. Voorheen bekleedde hij topfuncties in de publieke sector, maar tegenwoordig verhelpt Jeroen Lugte met Op Orde de informatietechnologische problemen waar hij als bestuurder al mee kampte.

In de intelligente systemen van Op Orde hoeven medewerkers van de buitendienst de noodzakelijke gegevens slechts aan te vullen, doordat deze systemen vervolgstappen afleiden van wat de gebruiker eerder heeft ingevoerd. Op Orde verstuurt vervolgens direct rapportages en dossiers naar kantoor, waar de binnendienst handzame informatie krijgt geleverd. “Alle informatie [is] in één oogopslag en realtime beschikbaar”, aldus Jeroen Lugte. Dit draagt bij aan een “realistisch beleid per gemeente of per wijk of buurt, maar ook voor één of meerdere afdelingen of zelfs voor één of meer diensten”.

Op Orde laat zien dat er wel degelijk alternatieven zijn, wanneer administratieve systemen tekortschieten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.