Gemeente Huizen omarmt software robots in het sociale domein

Tijdens het event ‘Naast elke ambtenaar een robot’ op 12 juni in Huizen, luisterden en discussieerden tientallen gemeenteambtenaren met experts over hoe Robotic Process Automation (RPA), ook wel software robots genoemd, de integrale dienstverlening in het Sociaal Domein kunnen helpen.

De uitvoeringsdienst van de gemeente Huizen draagt zorg voor de toegang tot passende ondersteuning voor inwoners van de gemeenten Huizen, Blaricum, Eemnes en Laren.  Voor het leveren van deze passende ondersteuning zijn 60 consulenten en meer dan 300 gecontracteerde zorgaanbieders betrokken. Naast de 5000 Wmo-cliënten betreft het ook veel andere voorzieningen. Deze aanvragen moeten allemaal apart beschikt en verwerkt worden. Al met al gaat het om groot volume van gegevensverwerking, wat Robotic Process Automation (RPA) voor de gemeente interessant maakte als manier om de administratieve werkdruk te verlagen.

Succesvolle start voor huishoudelijke hulp

Na een korte, succesvolle proeftuin waarin een software robot is getraind voor het afhandelen van aanvragen voor huishoudelijke hulp in drie systemen, heeft de gemeente Huizen breed ingezet op verdere robotisering van het sociaal domein. Het doel is om de administratieve lasten te verlagen. De robots die het komende jaar zullen worden ontwikkeld automatiseren werkprocessen en zorgen ervoor dat informatie in alle systemen die de gemeente gebruikt accuraat blijft. Hiermee wordt de doorlooptijd verkort en wordt de kwaliteit van de informatie verhoogd. Dit alles om op tijd de juiste zorg aan de inwoner te leveren.

In één keer de juiste informatie beschikbaar

De heer Cnossen, directeur en loco-secretaris van de gemeente Huizen, schetst hoe de gemeente integrale dienstverlening uitvoert. Het beleid van de gemeente is: 1 gezin – 1 regisseur – 1 plan. Dat vraagt nogal wat van de organisatie. Informatie moet direct beschikbaar zijn voor de betrokken medewerkers en als er een besluit genomen is dan mogen de cliënten ook verwachten dat uitvoering daarvan snel gebeurt. Dit is een belangrijke drijfveer voor de heer Cnossen om groen licht te geven om te experimenteren met administratieve robots in het sociaal domein.

RPA positief ontvangen

Koen Buikema en Robin Ivkovich van de gemeente Huizen gaven in een korte demo weer hoe het gerobotiseerde proces loopt en welke andere administratieve processen de gemeente wil gaan robotiseren. Medewerkers van de gemeente hebben vooraf uitleg gehad over de komst van software robots en de reacties zijn tot nu toe positief. Er is geen angst voor baanverlies, integendeel. De software robots ondersteunen de ambtenaar en nemen tijdrovend en saai werk uit handen. Hiermee blijft meer tijd over voor complexe zaken en gerichtere dienstverlening.

Werkproces staat centraal

Robert Mekking, consultant bij MvR & Partners, spreekt van een echte technologische revolutie. Waar klassieke ICT dicteert hoe men moet werken, dient RPA de ambtenaar. Het werkproces staat centraal en niet de systemen. Hij voorziet dat 80% van de gemeentelijke processen nu al voor een aanzienlijk deel kan worden uitgevoerd door softbots. Wel met de kanttekening dat er voorlopig nog wel menselijke interactie en creativiteit nodig zal blijven in de meeste processen.

Laagdrempelige manier voor digitalisering

Welke processen in aanmerking komen voor robotisering is met name afhankelijk van het volume en de standaardisatie van processen. Hoe hoger deze zijn, des te beter de onderliggende businesscase. Joost Dorrestijn, managing consultant bij Coforce, zegt dat RPA vooral een laagdrempelige manier is om zaken te digitaliseren. Je kunt systemen koppelen zonder moeilijke koppelvlakken of discussies met leveranciers. In Huizen is de ‘koppeling’ in 4 weken gerealiseerd met 3 systemen van verschillende leveranciers.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.